PMBOK(Project Management Body of Knowledge)に学ぶタイムマネジメント

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PMBOK(Project Management Body of Knowledge)に学ぶタイムマネジメントについて紹介します。
ここでは、タイムマネージメントを身につけるために、基本所作を注意事項を意識してPDCAのサイクルをどの様に行うのかを順序立て説明します。
是非、実施頂きチームや会社全体の生産性は大きく向上させましょう。

1.  タイムマネジメント概要
 - タイムマネジメントとは
自分自身の業務の進め方や時間の使い方を自分自身でコントロールすることです。
例えば、日々の業務に優先順位をつけ、定常時間内に成果を出す、割り込み業務に対処するなど、自分の業務時間を自分でマネジメントすることができれば、より円滑な業務遂行や自己成長につながります。
タイムマネジメントとは「時間の使い方の改善によって、生産性の向上を図ること」を意味します。

ただし、時間をコントロールはできないのでタイムマネジメントとは「行動のマネジメント」です。
行動をマネージメントし結果的に業務効率向上を図り、投入時間の大幅削減により、余った時間を成果の出やすい業務に費やせばチームや会社全体の生産性は大きく向上します。
タイムマネジメントは、ひとつの業務で考える視点と、会社全体で捉える視点の両方が必要です。

2. PMBOKにおいてタイムマネジメントの考え方
PMBOKは「テーラリング」が前提となります。
テーラリングとは、標準的な体系を個々のプロジェクトに合わせてカスタマイズして最適化すること。
PMBOK自体は、非常に抽象的な概念で、実務TIPSではありません。
なので、タイムマネジメントをするとは、「行動のマネジメント」の基本所作を学習し自身のの中で最適化を図ります。

3. 基本の所作
基本的な5つの所作を行います。(この5つを行うとPDCAサイクルで回ります。)
(1)やることを洗い出す 「ロジックツリー」
(2)仕事の優先順位をつける 「フィジビリティスタディ」
– 業務の分類
『仕事を3つに分類整理する』
A「今すぐやるべき仕事」
B「今日中にやるべき仕事」
C「明日に回しても差し支えない仕事」
– 時間の分類
『朝・昼・晩』
– 優先順位をつける
『相手への影響を考える。自己の事は後回しで良い。これがビジネスの基本』
– 不測の事態に対処する
『あなたの不測の事態とは?』
(3)時間を管理する目的・目標(評価・成果・利益効率性)
(4)時間の使い方を記録した(日々の成長記録)
(5)反省点を次に活かすようにした(まとめとセルフバック)
(5.5)人に任せられないか(あの人にやってもらうのが効率が良い等の考え方です。チーム内でも考える所作です。)

所作にあたり、意識をすること
下記をタスクに割り当てて考える事。

1・「何」が「動かせない」のか
2・「何」を「減らせる」のか
3・「何」を「繰り返している」のか
4・「繰り返し」の「最適な周期」はどの程度か
5・「どの時間帯」に「何」をやることが最適か
6・「どんな順序」でやることがスマートなのか
7・「なぜ」(技術or人的or環境)こんなに「時間がかかる」のか
・「自由な時間」は増えたか

4. やってみようタイムマネージメント
【演習:ディスカッション】仕事に優先順位をつける
【演習:ディスカッション】Aさんの仕事の進め方はどこに問題があるか? = アウトソーシング(外に出せないのか?)
【自己分析:ディスカッション】自分が抱えている課題は? = 自己分析
【演習:個人ワーク】自分自身の時間分析 = 所作にあてはめて考える


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